İmalatta Kâr Ettiğinizi Sanabilirsiniz – Muhasebeniz Bunu Doğrulayabiliyor mu?
Bir işin kapandığı gün iki ayrı rapor ortaya çıkar. Birincisi üretim sahasındakidir: kaç metre
profil kullanıldı, fire ne kadar tuttu, hangi işçilik saatleri harcandı. İkincisi muhasebedekidir:
teklif ne kadardı, fatura ne kadar kesildi, ne kadarı tahsil edildi. Bu iki rapor aynı sistemde,
aynı anda yaşamıyorsa, aralarındaki fark genellikle hiç hesaplanmaz – sadece kaybolur. Üretim
verisi ile muhasebe verisi ayrı sistemlerde tutulduğunda, bir işin gerçek maliyeti hiçbir zaman
doğru hesaplanmaz. İşletme kâr ettiğini sanarken aslında zarar ediyor olabilir.
Maliyetin Nerede Kaybolduğu
Bir teklif hazırlanırken kesim planı üzerinden bir fire oranı ve bir işçilik süresi tahmin edilir.
Üretim başladığında gerçek sayılar bu tahminden sapar – bazen daha iyi, çoğunlukla daha kötü yönde.
Ancak bu sapma genellikle üretim sahasında kalır. Muhasebeye ya hiç ulaşmaz ya da haftalar sonra,
özetlenmiş ve yuvarlanmış bir rakam olarak ulaşır. Aradaki fark, kimsenin sorumlu tutulmadığı bir
kayıp haline gelir – ne üretim sorumlusu bunu bir hata olarak görür, ne muhasebe bunu bir uyarı
olarak alır, çünkü ikisi aynı sayıya bakmıyordur.
Bunu somutlaştıran kurgusal bir örnek düşünelim: bir doğrama üreticisi, bir cephe siparişi için
kesim planında %6 fire öngörüyor ve teklifi buna göre veriyor. Üretimde profil kalitesindeki küçük
bir farklılık ve bir hatalı kesim yüzünden gerçekleşen fire %11’e çıkıyor. Bu 5 puanlık fark,
üretim sahasındaki kesim listesinde görünür ama muhasebeye hiçbir zaman bir kalem olarak
düşmüyor – çünkü fatura zaten teklif üzerinden kesilmiştir. İşletme, o işi kârlı sanarak kapatır.
Teklif ile Gerçekleşen Arasındaki Makas Neden Büyüyor
Bu fark tek seferlik bir kayıp olarak kalmaz, zamanla büyür. Profil, cam ve işçilik maliyetleri
sabit değildir; sektörde yan giderlerin (nakliye, enerji, işçilik gibi) üretim maliyetinin
%15-20’sini oluşturduğu biliniyor. Fiyat listesi bu değişimi yakalayacak sıklıkta güncellenmediği
ya da üretim tarafındaki gerçek tüketim muhasebeye yansımadığı sürece, her yeni teklif bir
öncekinin hatasını miras alarak hazırlanır. Sonuç, tek bir işin değil, bir yılın kâr marjının
sessizce erimesidir.
Bu Bir Yazılım Sorunu Değil, Bir Karar Verme Sorunu
Burada asıl mesele hangi programın kullanıldığı değildir. Mesele, işletme sahibinin hangi ürün
grubunun, hangi müşteri profilinin gerçekten kârlı olduğunu bilmeden büyüme, fiyatlandırma ve
yatırım kararları almasıdır. Stok programı ya da muhasebe programı eksikliği nadiren asıl
sorundur – asıl sorun, üretimin ve muhasebenin aynı gerçeği paylaşmamasıdır. Bir işletme her ikisini
de kullanıyor olabilir ve yine de bu kopukluğu yaşayabilir, çünkü ikisi arasındaki veri elle,
gecikmeli ve özetlenerek taşınıyordur.
Kopukluğu Kapatmanın Bir Yolu
Sektörde bazı üreticiler bu makası, üretim ve muhasebe adımlarını aynı akışın parçası haline
getirerek kapatıyor: kesim planı çıktığında gerçekleşen fire otomatik olarak maliyet tarafına
işleniyor, teklif faturaya dönüştüğünde araya elle veri girişi girmiyor. PenCAD ile HerOfis
arasındaki entegrasyon buna bir örnek. Ama asıl mesele hangi yazılımın seçildiği değil, üretim ile
muhasebenin aynı sayıya bakıp bakmadığıdır – bu, hangi araçla sağlanırsa sağlansın geçerli bir
disiplindir.
Sonuç
Geçen ay kapanan bir işi ele alın: teklif tutarı ile o işin gerçek maliyeti karşılaştırıldığında
ikisi tutuyor mu, yoksa aradaki fark her seferinde “normal sapma” diye mi geçiştiriliyor? Bu soruyu
sorabiliyorsanız, ilk adımı atmışsınız demektir. Cevabı bilmiyorsanız, sorun muhtemelen yazılımda
değil, iki tarafın konuşmamasında.
—
WinWorld.net
0216 469 10 01
